Исполнение
Частичная поставка и оплата: как видеть остаток обязательств
Когда контракт исполняется частями, одного статуса «в работе» недостаточно. Команде нужен ответ на три разных вопроса: сколько ещё отгрузить, сколько уже отгруженного не принято и сколько принятого ещё не оплачено. Эти остатки нельзя складывать без понимания их смысла.
Определите план и единицы контроля
Сохраните план по каждой позиции и, если применимо, по этапам и адресам. Отдельно задайте денежный план и условия, от которых зависит обязанность оплаты. Единица количественного учёта должна совпадать с единицей фактических документов или иметь проверенный коэффициент.
Если в одной строке смешаны разные товары или адреса, итоговое число может скрыть просроченную часть. Выберите детализацию, на которой ответственный действительно сможет проверить исполнение, а не только увидеть общую сумму.
Ведите события раздельно
Отгрузка подтверждает один факт, приёмка — другой, оплата — третий. Для каждого сохраняйте дату события, дату внесения, документ и величину. Дата загрузки файла в систему не должна автоматически становиться датой исполнения обязательства.
Если документ ещё не подтверждён, отделяйте его от принятого факта. Предварительное сообщение перевозчика и подписанный документ не всегда дают одно и то же основание для изменения состояния контракта.
- План 100
- Отгружено 60
- Принято 50
- Оплачено 40 000 ₽
| Остаток | Расчёт | Результат |
|---|---|---|
| Не отгружено | 100 − 60 | 40 единиц |
| Не принято из отгруженного | 60 − 50 | 10 единиц |
| Принято, не оплачено | 50 × 1000 − 40 000 | 10 000 ₽ |
Посчитайте остатки на примере
Учебная поставка: план 100 единиц по 1000 ₽, отгружено 60, принято 50, получено 40 000 ₽ без аванса и иных корректировок. Остаётся отгрузить 40 единиц; из отгруженного ещё не принято 10; стоимость принятого за вычетом оплаты — 10 000 ₽.
Последняя сумма не названа автоматически просроченной задолженностью: для этого нужно проверить наступление срока оплаты и остальные условия. Авансы, возвраты, зачёты и изменение цены потребуют отдельного расчёта. Простая схема работает только при указанных предпосылках.
Исправляйте ошибки через историю
Если ошибочно внесено 70 единиц вместо 60, сохраните связь исправления с первоначальной записью и причину. Иначе изменение остатка будет невозможно объяснить. Отмена внутреннего ошибочного факта не тождественна отмене юридически значимого документа.
При обмене с 1С используйте устойчивые идентификаторы фактов, чтобы повторная загрузка не удвоила отгрузку. Проверьте, как приходят корректировки: новой версией, отдельным документом или признаком отмены. Правило должно быть согласовано до массового импорта.
Согласуйте действия по каждому остатку
Для неотгруженного нужен план закупки и доставки, для непринятого — проверка документов и расхождений, для неоплаченного — проверка основания и срока. Один общий комментарий «ждём закрытие» не помогает исполнителям.
В Тендим используйте этапы, обязательства и подтверждённые факты в доступной схеме работы. Полнота автоматического план-факта зависит от поступления документов исполнения. Пока обмен не подключён и не сверён, обозначайте ручной источник данных и не выдавайте план за факт.
Как Тендим решает эту задачу
В карточке контракта задайте плановые обязательства по поставкам и оплатам. Частичные исполнения регистрируйте отдельными фактами; ошибочный факт можно сторнировать с причиной, сохранив историю.
Обязательство можно связать с сохранённой редакцией сверки контракта. При изменении этой редакции появляется необходимость перепроверить план. Суммы и сроки задаёт сотрудник: система не угадывает их по тексту.
Тендим показывает выполненную часть и остаток обязательств. Изменение плановых условий не переписывает уже зарегистрированные факты.
Попробовать Тендим ↗Частые вопросы
Принято, но не оплачено — уже просрочка?
Не обязательно: нужно проверить наступление срока оплаты, основания и дополнительные обстоятельства. Сумма неоплаченного и сумма просроченного описывают разные состояния. Не присваивайте юридический смысл простой арифметической разнице.
Почему нельзя просто исправить количество в старой записи?
Без истории станет непонятно, откуда изменился остаток. Сохраняйте связь корректировки с исходным фактом и причину. При обмене с учётной системой дополнительно проверьте, как корректировка будет повторно загружаться.
Примените к своему тендеру
Начните с поиска закупки и познакомьтесь с рабочим пространством Тендим.
Открыть поиск закупок ↗
